Améliorer la gestion de l’éducation grâce à la méthode lean

Partenariat UQTR – Commission scolaire du Chemin-du-Roy

Les commissions scolaires québécoises sont actuellement confrontées à des pressions gouvernementales et sociales qui les obligent à revoir leurs modes de gestion, afin d’améliorer leur performance et réduire leurs coûts de fonctionnement. Pour les aider dans cette reconfiguration, la méthode lean (mot anglais signifiant maigre) peut s’avérer une avenue intéressante. Cette approche vise l’amélioration des processus opérationnels en misant sur la participation active des employés. À l’UQTR, le professeur Pascal Forget, du Département de génie industriel, s’est justement spécialisé dans l’application de la méthode lean aux organisations publiques. Depuis 2012, il met ses compétences au service de la Commission scolaire du Chemin-du-Roy, pour l’adaptation de la méthode au milieu de l’éducation et la réalisation de plusieurs projets lean.

M. Pascal Forget, professeur au Département de génie industriel de l’UQTR. (D. Jalbert photo : Philippe Gervais)

«La démarche lean s’inspire de méthodes de travail développées, au départ, dans l’industrie manufacturière. Son utilisation dans le domaine de la gestion de l’éducation est encore relativement récente, au Québec. L’approche lean met de l’avant l’observation et la recherche de solutions à des problèmes d’organisation du travail. Elle s’articule autour de quatre concepts clés : éliminer le gaspillage, diminuer les coûts, améliorer la qualité et impliquer les employés», explique le professeur Forget, membre de l’École d’ingénierie et directeur du Laboratoire d’efficacité et d’efficience en éducation de l’UQTR.

Le Lab e³

Le Laboratoire d’efficacité et d’efficience en éducation (Lab e³) de l’UQTR, dirigé par le professeur Pascal Forget, vise le développement de solutions innovantes pour améliorer la performance des établissements d’enseignement et des organisations publiques de gestion de l’éducation. Le Lab e³ s’intéresse aux pratiques de gestion de l’éducation, des processus administratifs jusqu’aux services touchant les élèves. Outre le professeur Forget, le Laboratoire accueille trois autres chercheurs de l’UQTR : Stéphane Thibodeau et Ghislain Samson, du Département des sciences de l’éducation, ainsi que Jason Luckerhoff du Département de lettres et communication sociale.

Projets ciblés

Dans les débuts de sa collaboration avec la Commission scolaire du Chemin-du-Roy, le professeur Forget a présenté une conférence à tous les employés du centre administratif, afin de leur expliquer l’approche lean. Les membres du personnel ont ensuite été consultés pour identifier des sources de gaspillage et des projets potentiels d’amélioration de la performance.

«Les quatre premiers projets retenus par la direction de la Commission scolaire concernent la gestion des factures, l’archivage des dossiers administratifs et dossiers des élèves, la gestion du développement pédagogique et la gestion du perfectionnement. Les projets en sont rendus à différentes étapes du processus d’amélioration, du démarrage jusqu’à l’implantation», rapporte M. Forget.

La méthodologie utilisée par le chercheur suit une séquence de cinq étapes : définir, mesurer, analyser, implanter et contrôler. Dans un premier temps, les employés impliqués décrivent l’étendue du projet, les processus visés, la problématique vécue et les impacts positifs souhaités. Ils choisissent aussi des indicateurs de performance et établissent un échéancier de réalisation.

Les participants doivent ensuite comprendre en détail le fonctionnement du processus étudié et en mesurer la performance. Ils étudient alors les données recueillies et réfléchissent à un nouveau processus amélioré, pour diminuer les irritants et le gaspillage. À cette étape, une rencontre à huis clos des employés impliqués permet d’analyser les problèmes et de proposer des solutions acceptables pour tous. Les changements souhaités, idéalement simples et peu coûteux, sont ensuite implantés dans le milieu de travail. L’amélioration de la performance est par la suite évaluée en continu, pour vérifier l’impact des changements apportés.

Premiers résultats

Les projets lean menés à la Commission scolaire du Chemin-du-Roy n’ont pas encore été complétés, mais les résultats s’annoncent déjà prometteurs. «En observant ce qui s’est fait à ce jour, nous pouvons être optimistes quant à l’amélioration de l’organisation du travail, la réduction des délais, la diminution des irritants, la simplification et la standardisation des processus et l’accroissement de la satisfaction des personnes impliquées. Des sondages d’appréciation de la démarche lean ont aussi été distribués aux participants, lesquels se disent satisfaits ou très satisfaits de cette expérience. Tous ces résultats nous donnent à croire que le mouvement est lancé et qu’une nouvelle philosophie de travail est en train d’émerger à la Commission scolaire. Quant aux impacts budgétaires, ils seront mesurables à plus longue échéance», signale le professeur Forget.

Dans un avenir rapproché, le chercheur souhaite étudier plus en profondeur les retombées des projets lean menés au sein de la Commission scolaire du Chemin-du-Roy. Il veut aussi examiner la stratégie de diffusion de la culture lean dans l’ensemble de l’établissement, de même que les éléments favorisant ou nuisant à l’implantation du lean. Il a également élargi sa collaboration à deux autres commissions scolaires, soit celles de la Région-de-Sherbrooke et de la Capitale (Québec), pour la réalisation d’autres projets lean liés à la gestion de l’éducation.

Une collaboration féconde

«La Commission scolaire du Chemin-du-Roy affiche déjà des coûts de gestion parmi les plus bas au Québec. Cependant, nous étions à la recherche de pratiques porteuses pour améliorer encore davantage nos processus, économiser nos ressources et accroître notre efficacité et notre efficience. Nous avons donc mis en place un partenariat avec un chercheur de l’UQTR spécialiste du lean, le professeur Forget. Les projets lean qu’il mène dans notre commission scolaire sont très appréciés des équipes de travail. Ils facilitent l’application des mesures choisies parce qu’ils impliquent les gens concernés. Le professeur Forget sait aussi sensibiliser le personnel quant au gaspillage, aux gestes inutiles, à l’économie de temps et de ressources. Nos employés appliquent même ses conseils dans la réalisation d’autres projets», de commenter Mme Hélène Corneau, directrice générale de la Commission scolaire du Chemin-du-Roy.