Amélioration continue : les sceptiques sont convaincus!
En septembre 2019, l’UQTR s’est lancé un défi : améliorer ses processus! Et pour y arriver, elle met en œuvre une approche structurée et permanente d’amélioration continue basée sur des besoins observés par les membres du personnel eux-mêmes. Douze facilitateurs, des professionnels, ont proposé autant de projets d’amélioration continue dans différentes unités académiques et administratives de notre université. Malgré la mise entre parenthèses de certains projets à cause de la pandémie, un succès de groupe mérite d’être souligné : tous les facilitateurs ont réussi la portion théorique de la formation. BRAVO!
Une partie de l’équipe du Décanat des études ayant participé au Kaizen Blitz.
La démarche d’amélioration continue inclut un Kaizen Blitz. Ces activités de trois journées intenses de réflexion et d’action tenues en janvier et février 2020, mettant à profit les personnes sur le terrain directement impliquées par les projets dans les équipes de travail, ont permis de comprendre les interactions qu’elles avaient entre elles dans le cadre du processus visé, avec la conséquence positive de briser les silos.
Ensemble, repensons nos processus avec créativité!
La démarche a permis aux facilitateurs de comprendre l’importance de se positionner en soutien à la réflexion plutôt qu’en expert, de façon à maximiser l’engagement des collègues dans la recherche de solutions. Notons d’ailleurs que pour certains projets, des solutions ont été implantées rapidement en lien avec le Kaizen Blitz, parfois pendant les trois jours de l’activité, sinon dès la semaine suivante.
Une partie de l’équipe du Service de la formation continue et de la formation hors campus.
L’ensemble des équipes ont apprécié leur expérience et sont satisfaites des résultats. Certaines équipes souhaitent vivre un deuxième Kaizen Blitz.
« Le déploiement de la culture d’amélioration continue s’inscrit dans la planification stratégique 2020-2025 et se veut une des priorités organisationnelles pour la prochaine année. En ce sens, nous tenons à saluer la volonté des équipes initiées à instaurer la philosophie et la culture au sein de leurs opérations courantes. Ce que nous réalisons à l’UQTR suscite déjà l’intérêt des autres universités, notamment de l’UQAM. Il y a de quoi être fiers! », affirme Simon Smith, coordonnateur en amélioration continue au Vice-rectorat aux ressources humaines de l’UQTR.
Pour plus d’informations, visitez le site Web de l’amélioration continue.