Depuis l’automne 2019, l’Université du Québec à Trois-Rivières (UQTR) s’est lancée dans une démarche d’amélioration continue, pour laquelle 10 projets sont actuellement en cours dans différents secteurs de l’organisation. Dans une série de trois articles, nous vous proposons de découvrir ces projets d’amélioration continue, menés par des facilitateurs au sein de leur unité administrative ou académique.
Ensemble, repensons nos processus avec créativité!
Ghislain Tapsoba, coordonnateur à l’ÉIF.
Revoir le processus de la demande d’admission des étudiants étrangers de l’EIF afin de réduire le nombre de modifications aux demandes.
Facilitateur : Ghislain Tapsoba, École internationale de français (ÉIF)
Une demande d’admission des étudiants étrangers de l’EIF passe par plusieurs étapes avant qu’une décision puisse être rendue. Les informations relatives à la demande sont saisies dans plusieurs systèmes d’information. Cette répétition de saisie entraîne des erreurs qui font en sorte que certaines demandes doivent être modifiées en cours de processus.
Philippe Julien, chargé de projet informatique et technologique au STI.
Réviser le processus d’installation de salles multimédias afin de réduire le délai de livraison.
Facilitateur : Philippe Julien, Service des technologies de l’information (STI)
Le STI installe et fait évoluer plusieurs salles multimédia, telles que les salles de cours et les salles de réunions de l’UQTR. Il n’est pas rare que le demandeur doive faire des relances en cours de projet et qu’il trouve que le délai de livraison de la salle multimédia est long. De plus, il arrive que ce dernier soit insatisfait du résultat final puisqu’il s’attendait à une configuration de la salle ou à des fonctionnalités différentes de celles qui lui ont été livrées.
Patrick Razakamananifidiny, conseiller en développement international au BRI.
Revoir le processus d’élaboration des ententes-cadres de coopération et de mobilité internationale afin de réduire le délai.
Facilitateur : Patrick Razakamananifidiny, Bureau des relations internationales (BRI)
Pour traiter les demandes de partenariat, le BRI utilise plusieurs modèles d’ententes-cadres de coopération et de mobilité, dont certaines sont obsolètes. De plus, le traitement des demandes de partenariat est variable. Ces facteurs, entre autres, retardent la finalisation, la signature et la diffusion des ententes.
L’amélioration continue à l’UQTR
Rappelons qu’en septembre dernier, l’UQTR s’est lancé un défi: améliorer ses processus! Et pour y arriver, elle met en œuvre une approche structurée et permanente d’amélioration continue basée sur des besoins observés par les membres du personnel eux-mêmes.
L’approche d’amélioration continue est une manière de voir et de comprendre l’organisation qui s’incarne, en cohérence, de sa gouvernance jusqu’à ses activités opérationnelles. Elle se traduit par l’engagement, l’adoption de comportements et l’application de techniques favorisant la révision et la simplification des processus au bénéfice des utilisateurs/clients. Elle s’appuie sur l’implication des personnes et l’ajustement constant des façons de faire.
Pour de plus amples informations, nous vous invitons à consulter le site Web suivant: www.uqtr.ca/amelioration.continue.
Lire le premier article de la série ici: https://blogue.uqtr.ca/2020/01/21/decouvrez-les-projets-damelioration-continue-a-luqtr/.