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Le 25 juin 2020 marque l’arrivée de la plateforme partagée de services (PPS) des bibliothèques universitaires québécoises, et par le fait même, du nouvel outil de recherche en ligne Sofia. L’implantation de ce nouveau système n’a pas été de tout repos! Voici en quelques points les nouveautés de ce système ainsi que les étapes ayant mené à l’aboutissement de ce projet d’envergure.

La plateforme partagée de services : une nouveauté attendue

Depuis plusieurs mois, une vingtaine d’employés du Service de la bibliothèque de l’UQTR travaillent à la préparation et à la coordination des processus en vue de l’implantation du nouveau système de bibliothèque. La plateforme WorldShare Management Services (WMS), développée par la coopérative mondiale de bibliothèques OCLC, a été sélectionnée au printemps 2019 pour remplacer les systèmes intégrés de gestion de bibliothèque utilisés dans les 18 universités québécoises. Rappelons que ces dernières se sont regroupées en partenariat afin d’offrir un outil commun à l’ensemble des 300 000 étudiants et des 10 000 professeurs présents dans les universités québécoises. Benoit Séguin, président du Comité de pilotage PPS et expert-conseil de l’équipe projet du Bureau de coopération interuniversitaire, affirme d’ailleurs que le partenariat constitue le plus gros consortium WMS du fournisseur OCLC. « L’implantation du nouveau système est l’aboutissement de presque 6 ans de travail » ajoute M. Séguin, directeur retraité du Service de la bibliothèque de l’UQTR.

Sofia, le nouvel outil de recherche à explorer

Les 18 bibliothèques universitaires du Québec utilisent désormais le même outil de recherche, Sofia, qui permet de consulter le nouveau catalogue unifié de bibliothèque. « En plus de la collection de l’UQTR qui comprend actuellement près d’un million de titres, le nouveau système élargit ce bassin à plus de 20 millions de documents accessibles à travers le Québec », explique Étienne Audet, directeur du Service de la bibliothèque. En plus d’avoir accès aux documents des autres bibliothèques universitaires simplement en cliquant sur un bouton dans l’interface, les usagers peuvent maintenant y effectuer une recherche dans la langue de leur choix, soit français ou anglais. Autres aspects intéressants, la mise en évidence des termes recherchés, la sauvegarde des requêtes et des historiques de recherche ainsi qu’une étagère virtuelle facilitent la recherche dans ce nouvel outil. D’ailleurs, Sofia est entièrement adapté pour la recherche sur appareil mobile.

D’autres nouveautés

En plus d’offrir un outil de recherche moderne et convivial, le nouveau système de bibliothèque permet d’autres avancements majeurs pour les usagers de la communauté universitaire. En premier lieu, les règles de prêts ont été harmonisées pour l’ensemble des 18 universités. Il en résulte la possibilité d’emprunter une grande quantité de documents. « En fait, la limite a été établie à 100 documents, de toute évidence pour frapper l’imaginaire! » précise le bibliothécaire Mathieu Ayoub. Le renouvellement automatique des prêts est aussi impressionnant. « Tant et aussi longtemps qu’aucune réservation ou rappel ne sera fait sur un document emprunté par un usager, ce dernier peut le conserver aussi longtemps qu’il le désire » ajoute Myriam Gosselin, technicienne en documentation. Tous les 30 jours, l’emprunt est automatiquement renouvelé, à condition bien sûr que le compte de l’usager soit toujours actif. Il est à noter que certaines collections particulières ont des règles de prêt différentes. Si toutefois l’usager venait à accumuler des frais de retard, il sera éventuellement possible d’effectuer le paiement des amendes en ligne. Enfin, les codes de bibliothèque pour accéder au compte d’usager ainsi qu’aux ressources électroniques sont maintenant simplifiés grâce à l’utilisation des codes d’authentification institutionnelle (compte UQTR). En simplifiant les données associées au compte d’usager, il en résulte un avantage indéniable : les données personnelles des utilisateurs à travers les 18 bibliothèques universitaires sont mieux protégées. Dorénavant, seuls le nom et l’adresse courriel sont indiqués dans le dossier d’usager. Il faut donc obligatoirement présenter la carte d’identité de l’UQTR lors des transactions au comptoir de prêt.

À retenir

• Recherche de documents simplifiée dans Sofia;
• Codes du compte UQTR utilisés pour accéder au dossier d’usager et aux ressources électroniques;
• Possibilité d’emprunter dans toutes les bibliothèques universitaires québécoises;
• Possibilité d’emprunter jusqu’à 100 documents;
• Renouvellement automatique des prêts réguliers;
• Paiement en ligne des frais;
• Données personnelles protégées;
• Obligation d’avoir sa carte d’identité de l’UQTR pour effectuer un emprunt.

Pour plus d’informations, consultez la page Web concernant l’implantation de la nouvelle plateforme sur le site de la bibliothèque. Une foire aux questions y est également disponible.

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