Depuis l’automne 2019, l’Université du Québec à Trois-Rivières (UQTR) s’est lancée dans une démarche d’amélioration continue, pour laquelle 10 projets sont actuellement en cours dans différents secteurs de l’organisation. Dans une série de trois articles, nous vous proposons de découvrir ces projets d’amélioration continue, menés par des facilitateurs au sein de leur unité administrative ou académique.
Ensemble, repensons nos processus avec créativité!
Annie Dubois, conseillère en gestion des ressources humaines au SRH.
Réviser le processus de dotation des professionnels afin de réduire le délai d’embauche des employés professionnels.
Facilitatrice : Annie Dubois, Service des ressources humaines (SRH)
Les besoins en ressources humaines sont en augmentation, que ce soit pour les services ou les départements de l’UQTR. Le processus de dotation des professionnels est complexe et le délai d’embauche est long. Les impacts de non-remplacement sont nombreux : surcharge sur les collègues, tâches non-réalisées, projets retardés, désistement de candidats potentiels, etc.
Geneviève Bureau, conseillère en santé et sécurité
Revoir le processus de ventes de permis de stationnement aux étudiants afin d’en réduire le délai d’émission et les risques d’erreur.
Facilitatrice : Geneviève Bureau, Service protection publique et santé sécurité au travail
L’attribution des permis de stationnement pour les étudiants se fait sous forme de tirage au sort. Les permis non réclamés sont par la suite mis en liquidation, sur la base du premier arrivé, premier servi. Le processus de liquidation est complété manuellement ce qui occasionne des risques d’erreur et des délais aux différentes étapes.
Marie-France Turcotte, coordonnatrice au SCRD
Revoir le processus d’organisation des évènements du Service des communications et des relations avec les diplômés afin d’améliorer l’utilisation de nos ressources.
Facilitatrice : Marie-France Turcotte, Service des communications et des relations avec les diplômés (SCRD)
Les événements, de nature variée, sont organisés par le SCRD à l’aide de processus variables nécessitant une révision de la structure. Cela entraîne des enjeux se manifestant, entres autres, par un manque de synchronisation de nos ressources, des heures supplémentaires banquées ou rémunérées ainsi que de l’insatisfaction chez les employés.
L’amélioration continue à l’UQTR
Rappelons qu’en septembre dernier, l’UQTR s’est lancé un défi : améliorer ses processus! Et pour y arriver, elle met en œuvre une approche structurée et permanente d’amélioration continue basée sur des besoins observés par les membres du personnel eux-mêmes.
L’approche d’amélioration continue est une manière de voir et de comprendre l’organisation qui s’incarne, en cohérence, de sa gouvernance jusqu’à ses activités opérationnelles. Elle se traduit par l’engagement, l’adoption de comportements et l’application de techniques favorisant la révision et la simplification des processus au bénéfice des utilisateurs/clients. Elle s’appuie sur l’implication des personnes et l’ajustement constant des façons de faire.
Pour de plus amples informations, nous vous invitons à consulter le site Web suivant : www.uqtr.ca/amelioration.continue.
Lire le deuxième article de la série ici : https://blogue.uqtr.ca/2020/02/03/decouvrez-les-projets-damelioration-continue-a-luqtr-suite/.