Depuis l’automne 2019, l’Université du Québec à Trois-Rivières (UQTR) s’est lancée dans une démarche d’amélioration continue, pour laquelle 10 projets sont actuellement en cours dans différents secteurs de l’organisation. Dans une série de trois articles, nous vous proposons de découvrir ces projets d’amélioration continue, menés par des facilitateurs au sein de leur unité administrative ou académique.
Ensemble, repensons nos processus avec créativité!
Anne-Sophie Charlot, responsable de secteur à l’École de gestion.
Revoir le processus d’admission des étudiants étrangers de 2e cycle de l’École de gestion afin de réduire le délai de traitement.
Facilitatrice : Anne-Sophie Charlot, École de gestion
Le nombre de candidatures d’étudiants étrangers au 2e cycle est en forte hausse à l’École de gestion. Le traitement des demandes est une responsabilité partagée entre le Registraire et la direction de programme. Le délai de réponse aux étudiants entraîne un nombre croissant de courriels de leur part concernant le statut de leur demande. En effet, sans lettre d’admission de l’UQTR, ils ne peuvent entamer leurs démarches d’immigration.
Sébastien Cloutier, coordonnateur au SFCFHC.
Revoir le processus d’offre de service de formations continues non créditées afin d’optimiser les ressources.
Facilitateur : Sébastien Cloutier, Service de la formation continue et de la formation hors campus (SFCFHC)
Plusieurs offres de service de formations continues non créditées proposées par le SFCFHC sont refusées par les clients. Par ailleurs, d’autres offres sont retenues mais elles exigent de la part des membres de l’équipe une implication très (trop?) importante, ce qui occasionne des périodes de surcharge. La situation était ponctuelle puis elle est devenue, au cours des dernières années, davantage régulière.
Marie-Josée Marion, conseillère d’orientation professionnelle aux SAE.
Revoir le processus d’accueil et de soutien aux demandes de service des étudiants étrangers afin de réduire le délai avant de rencontrer une conseillère en immigration.
Facilitatrice : Marie-Josée Marion, Services aux étudiants (SAE)
Nous connaissons une augmentation significative des demandes de service des étudiants étrangers qui nous sont transmises par courriel, par téléphone ainsi qu’en présentiel. Cette augmentation a pour effet d’occasionner un délai de réponse aux demandes de soutien en immigration ainsi qu’une surcharge sur les membres de l’équipe. Nous remarquons également des allers-retours de la part des étudiants, ce qui peut contribuer au délai.
Kristina Pilaeva, agente de recherche au Décanat des études.
Simplifier le processus de suivi des boursiers Universalis causa afin de réduire le délai de traitement.
Facilitatrice : Kristina Pilaeva, Décanat des études
Nous observons dernièrement une multiplication des opérations de suivi des boursiers Universalis causa, ce qui occasionne une surcharge de travail et un risque d’erreurs. Le suivi est effectué à de multiples étapes, sur plusieurs paramètres et dans plusieurs banques de données. De plus, plusieurs services sont impliqués, ce qui augmente d’autant les possibilités d’erreurs et les délais.
L’amélioration continue à l’UQTR
Rappelons qu’en septembre dernier, l’UQTR s’est lancé un déf i: améliorer ses processus! Et pour y arriver, elle met en œuvre une approche structurée et permanente d’amélioration continue basée sur des besoins observés par les membres du personnel eux-mêmes.
L’approche d’amélioration continue est une manière de voir et de comprendre l’organisation qui s’incarne, en cohérence, de sa gouvernance jusqu’à ses activités opérationnelles. Elle se traduit par l’engagement, l’adoption de comportements et l’application de techniques favorisant la révision et la simplification des processus au bénéfice des utilisateurs/clients. Elle s’appuie sur l’implication des personnes et l’ajustement constant des façons de faire.
Pour de plus amples informations, nous vous invitons à consulter le site Web suivant: www.uqtr.ca/amelioration.continue.
Lire le premier article de la série ici: https://blogue.uqtr.ca/2020/01/21/decouvrez-les-projets-damelioration-continue-a-luqtr/.
Lire le deuxième article de la série ici: https://blogue.uqtr.ca/2020/02/03/decouvrez-les-projets-damelioration-continue-a-luqtr-suite/.